KLASA: 008-01/15-01/05
URBROJ: 401-01/02-15-01
Tijelima javne vlasti
svima
PREDMET: Primjena članka 13. Zakona o pravu na pristup informacijama („Narodne novine“, broj 25/13. i 85/15.)
- uputa, daje se
Člankom 13. Zakona o pravu na pristup informacijama („Narodne novine“, broj 25/13. i 85/15.) propisana je obveza tijelima javne vlasti da odrede službenika za informiranje, a također su propisane obveze i opis poslova koje službenik za informiranje obavlja. Povjerenik za informiranje sukladno članku 13., stavak 5. vodi registar službenika za informiranje. Odluku o imenovanju službenika za informiranje potrebno je sukladno članku 13., stavak 4. Zakona dostaviti Povjereniku za informiranje zajedno s pripadajućim podacima iz priloga, a radi uvrštavanja u registar službenika za informiranje odnosno popis tijela javne vlasti.
U svrhu pravilne primjene Zakona o pravu na pristup informacijama i osobito adekvatne primjene odredbe članka, dajemo upute u pogledu (I.) načina i oblika određivanja službenika za informiranje, (II.) stručnosti i osposobljenosti službenika za informiranje, te (III.) dostavi podataka Povjereniku za informiranje i obavještavanju javnosti.
Sva tijela javne vlasti su u svrhu provedbe Zakona o pravu na pristup informacijama u obvezi donijeti odluku kojom će odrediti službenika za informiranje, kao osobu nadležnu za rješavanje zahtjeva za pristup informacijama i ponovnu uporabi informacija, redovitog objavljivanja informacija kao i drugih poslova provedbe Zakona o pravu na pristup informacijama u tijelu javne vlasti. S tim u vezi, a u svrhu poboljšanja kvalitete provedbe Zakona o pravu na pristup informacijama, upućujemo na nekoliko značajnih okolnosti.
I. Određivanje službenika za informiranje
(1) S obzirom na određivanje službenika za informiranje, ukazujemo tijelima javne vlasti kako nije dovoljno prema godišnjem rasporedu poslova odrediti osobu koja će tijekom kalendarske godine obavljati poslove službenika za informiranje već je potrebno donijeti odluku o imenovanju službenika za informiranje. Potrebno je donijeti odluku koja će sadržavati sve podatke potrebne za vođenje registra službenika za informiranje (Popis tijela javne vlasti, v. dio III.) sukladno obrascu u prilogu ove upute, a koji obuhvaćaju podatke o samom tijelu javne vlasti te podatke o službeniku za informiranje. Iz razloga ekonomičnosti i učinkovitosti provedbe Zakona u tijelima javne vlasti, kao i od strane Povjerenika za informiranje, a osobito s obzirom na potrebu stjecanja znanja i vještina vezanih za provedbu Zakona o pravu na pristup informacijama od strane službenika za informiranje, preporuča se da se osigura da službenik za informiranje obavlja svoj posao dulje vrijeme, te da se izbjegne stalno rotiranje ili zamjena službenika.
(2) Tijela javne vlasti koje imaju samostalne organizacijske jedinice ili više organizacijskih jedinica (područnih ureda i slično), uz službenika za informiranje iz članka 13. Zakona mogu za vlastite potrebe i interno odrediti više službenika za informiranje u pojedinim dislociranim jedinicama radi bolje organizacije te bržeg i ekonomičnijeg postupka rješavanja zahtjeva, pri čemu službenici za informiranje u tom tijelu javne vlasti moraju biti međusobno koordinirani u načinu rješavanja i prikaza ukupnog broja podnesenih zahtjeva za pristup ili ponovnu uporabu informacija, s obzirom da tijelo javne vlasti Povjereniku podnosi jedinstveno izvješće o provedbi Zakona, sukladno članku 60., stavak 2. Zakona.
(3) S obzirom na potrebu kontinuiranog osiguravanja provedbe Zakona o pravu na pristup informacijama, kao i kratkoću rokova za odlučivanje o zahtjevu (15 dana), osim imenovanog službenika za informiranje preporučujemo tijelima javne vlasti da u svrhu adekvatne primjene Zakona interno odrede osobu koja će zamjenjivati službenika za informiranje za vrijeme korištenja godišnjih odmora, bolovanja i druge spriječenosti za rad,.
(4) Ukazujemo da se internim određivanjem pojedinih zaposlenika kao službenika za informiranje i određivanje zamjene službeniku za informiranje odgovornost za primjenu Zakona o pravu na pristup informacijama ne prebacuje na te osobe već ostaje odgovornost i obveza čelnika tijela javne vlasti za provedbu Zakona o pravu na pristup informacijama, kao i svakog drugog zakona i propisa, u samom tijelu javne vlasti. Čelnik tijela javne vlasti je u obvezi osigurati potpunu primjenu Zakona o pravu na pristup informacijama određivanjem službenika za informiranje i zamjene službeniku za informiranje te uključivanjem svih nadležnih ustrojstvenih jedinica koje su neophodne kako bi službenik za informiranje mogao ispunjavati sve obveze koje Zakon o pravu na pristup informacijama propisuje za tijelo javne vlasti.
II. Osposobljenost službenika za informiranje i drugih osoba uključenih u provedbu Zakona
S obzirom da većinu obveza i aktivnosti osiguravanja ostvarivanja prava na pristup informacijama i ponovne uporabe informacije obavlja samostalno službenik za informiranje nužno je prilikom određivanja službenika za informiranje uzeti u obzir potrebu osiguravanja njegove adekvatne stručnosti i osposobljenosti, te kapaciteta za obavljanje posla, prije svega redovitog radnog opterećenja.
(1) Vezano uz obavljanje drugih poslova, u većim tijelima javne vlasti koje zaprimaju velik broj zahtjeva za pristup informacijama i ponovne uporabe te provode velik broj savjetovanja s javnošću, preporuka je da to bude službenik odnosno zaposlenik kome će to biti glavna ili osnovna radna obveza. U manjim tijelima javne vlasti ili u onima koje zaprimaju mali broj zahtjeva za pristup ili ponovne uporabe informacija odnosno provode neznatan broj savjetovanja s javnošću, za službenika za informiranje može biti imenovana osoba koja ima i druge radne obveze, pri čemu se treba voditi računa da ona ima dovoljno vremena da radi na poslovima službenika za informiranje. U manjim tijelima javne vlasti imenovanje čelnika za službenika za informiranje nije isključeno, ali se ne preporuča zbog niza drugih poslova koje čelnik tijela obavlja, dostupnosti za stranke, velikog broja obveza prema Zakonu, kao i osiguravanja kontinuiteta u provedbi Zakona u tijelu javne vlasti. Također, nije isključeno imenovanje pomoćnika ministra ili drugih privremeno u tijelu zaposlenih osoba (savjetnika u kabinetu i sl.), ali pri tome treba voditi računa da kako o osposobljenosti, tako i o potrebi osiguravanja kontinuiteta u provedbi Zakona. U tijelima javne vlasti koja imaju glasnogovornika ili službenika za odnose s javnošću, navedene osobe mogu obavljati i poslove službenika za informiranje, pod uvjetom da ta osoba u odnosima sa novinarima može razdvojiti davanje izjava medijima na dnevnoj osnovi od omogućavanja pristupa informacijama i ponovne uporabe informacija te pravovremeno i kvalitetno ispunjavati obveze sukladno Zakonu o medijima i Zakona o pravu na pristup informacijama te za provedbu istih biti adekvatno osposobljena.
(2) U pogledu stručnosti i osposobljenosti službenika, potrebno je istaknuti da službenik za informiranje treba biti stručna osoba koja poznaje zakone i druge propise kao i njihovu provedbu, a osobito provedbu upravnog postupka i proces donošenja propisa, zbog čega je preporučljivo da službenik za informiranje bude pravnik, ali to nije nužan uvjet. To može biti i osoba s drugim obrazovnim profilom, pod uvjetom da dobro poznaje propise, što se može osigurati odgovarajućim osposobljavanjem i usavršavanjem.
Ujedno, pri odabiru službenika za informiranje posebnu pažnju treba obratiti na činjenicu da se prilikom rješavanja zahtjeva za pristup informacijama i ponovnu uporabu informacijama provodi upravni postupak te u nekim slučajevima donosi rješenje koje predstavlja upravni akt. Stoga je potrebno da službenik za informiranje bude osposobljen za provedbu upravnog postupka.
(3) Treće, službenik za informiranje treba dobro poznavati rad tijela javne vlasti i nadležnosti pojedinih ustrojstvenih jedinica, kako bi mogao lakše doći do zatraženih informacija. Pored toga, treba poznavati i uredsko poslovanje u tijelu javne vlasti i način obrade, razvrstavanja, čuvanja i objavljivanja informacija koje su sadržane u službenim dokumentima tijela javne vlasti. Ujedno, službenik za informiranje s obzirom na Zakonom propisane obveze u pogledu ponovne uporabe informacija te provedbe savjetovanja s javnošću treba imati odgovarajuću informatičku pismenost odnosno poznavati proces oblikovanja politika i donošenja propisa i strategija. Službenik za informiranje treba imati i komunikacijske i organizacijske vještine radi kontakta s korisnicima prava na pristup i ponovnu uporabu informacija, zaposlenicima i rukovodstvom u tijelu javne vlasti i kako bi mogao poštovati sve obveze i rokove iz Zakona o pravu na pristup informacijama, osobito ako se radi o većem broju zahtjeva za pristup informacijama ili zahtjevima koji su kompleksni i gdje je potrebna provedba testa razmjernosti i javnog interesa odnosno kad provodi velik broj savjetovanja s javnošću.
(4) Za pravilno i kvalitetno obavljanje svog posla, savjetuje se da službenik za informiranje pohađa edukacijske programe o provedbi Zakona o pravu na pristup informacijama koje održava Povjerenik za informiranje. Izuzetno je važno da čelnici tijela javne vlasti službenicima za informiranje i drugim osobama koje se u radu susreću s pravom na pristup informacijama ili ponovnom uporabom omoguće pohađanje edukacija koje održava Povjerenik za informiranje u suradnji s Državnom školom za javnu upravu ili drugim tijelima, a koje su besplatne za sva tijela javne vlasti. Osim edukacija o pristupu informacijama, preporuča se pohađanje edukacijskih programa o pojedinim pitanjima provedbe Zakona, koje provodi Povjerenik u suradnji s drugim tijelima, kao i ta tijela samostalno, kao što su portal otvorenih podataka (Ministarstvo uprave putem Državne škole za javnu upravu), savjetovanja s javnošću (Ured za udruge Vlade RH), dostava dokumenata u Središnji katalog službenih dokumenata Republike Hrvatske (Digitalni informacijsko-dokumentacijski ured Vlade RH). Također, ona tijela koja imaju velik broj dekoncentriranih organizacijskih jedinica, a time i interno imenovane službenike za informiranje, mogu se obratiti Povjereniku za informiranje radi održavanja krojene edukacije o provedbi Zakona. Upućujemo također da s obzirom na veliki broj besplatnih edukacijskih programa koje nude Povjerenik i spomenuta tijela, ne preporučujemo službenicima za informiranje i drugim osobama pohađanje necertificiranih programa različitih privatnih tvrtki
(5) Osobito je potrebno osigurati pomoć i suradnju službenika za informiranje sa službenicima koji obavljaju poslove objavljivanja informacija na internetskoj stranici, koji provode postupak savjetovanja (ako se radi o različitim osobama, osobito u ministarstvima), koji su zaduženi za tehničku objavu informacija u strojno čitljivom obliku (registara, baza i evidencija). Ujedno, upućujemo na dobru praksu nekih tijela javne vlasti da u svrhu rješavanja kompleksnijih zahtjeva, a osobito provedbe testa razmjernosti i javnog interesa imenuju ad hoc ili trajne radne skupine u kojima sudjeluju, uz službenika za informiranje, osobe iz vodstva tijela javne vlasti te predstavnici organizacijskih jedinica u kojima se nalazi tražena informacija.
Upućujemo čelnike tijela javne vlasti da u pisanom obliku obavijeste sve zaposlenike o tome tko je službenik za informiranje budući da rješavanje zahtjeva za pristup informacijama i ponovne uporabe informacija i donošenje odluke sukladno zakonskim odredbama da li informacije trebaju biti dostupne ili je potrebno rješenjem uskratiti može biti veoma otežano ako u tom postupku nije osigurana međusobna suradnja službenika za informiranje i ostalih zaposlenika u tijelu javne vlasti. Isto se odnosi na postupak. Naime, ukoliko zaposlenici nisu upoznati sa obvezom da surađuju sa službenikom za informiranje, teško se može očekivati da će se tražena informacija osigurati na jednostavan način u kratkom vremenskom periodu, što je iznimno važno zbog rokova koji su propisani Zakonom o pravu na pristup informacijama. Osim toga, ako pojedini zaposlenici pružaju informacije javnosti bez uključivanja službenika za informiranje, dio zahtjeva (koji ne moraju biti naslovljeni kao zahtjevi za pristup informacijama odnosno zahtjevi za ponovnu uporabu informacijama) ostaje neevidentiran, a postoji i mogućnost da se suprotno odredbama Zakona informacije pruže i kada za to ne postoje zakonske pretpostavke. Kod većih tijela javne vlasti, primjerice ministarstava i agencija, predlažemo odrediti osobu u svakoj većoj organizacijskoj jedinici (npr. upravi, službi) radi komunikacije sa službenikom za informiranje i dostave informacije za pružanje putem zahtjeva odnosno objave informacije na Internet stranici. Također, sukladno dobroj praksi u nekim tijelima javne vlasti, predlažemo da se periodično, a osobito prilikom izrade godišnjeg izvješća o provedbi Zakona o pravu na pristup informacijama, sa provedbom Zakona i obvezama, upoznaju svih zaposlenici, a osobito čelništvo tijela javne vlasti, a kako bi se osigurala kvalitetnija provedba Zakona te identificirao prostor za poboljšanje provedbe i jačanje transparentnosti.
III. Obavještavanje Povjerenika za informiranje i javnosti o službeniku za informiranje
Sukladno odredbi članka 13. stavka 5. Zakona o pravu na pristup informacijama Povjerenik za informiranje vodi registar službenika za informiranje. U tu svrhu, Povjerenik za informiranje izradio je i održava Popis tijela javne vlasti koji je objavljen na Internet stranici Povjerenika (http://www.pristupinfo.hr/category/brzi-pristup/popis/) te Portalu otvorenih podataka. Popis sadrži podatke o tijelu javne vlasti i službeniku za informiranje, a planirano je u popis uključiti podatke o OIB-u tijela, u svrhu ponovne uporabe, te podatke o osnivaču, pravnom statusu i djelatnosti tijela, a u svrhu izrade godišnjeg izvješća o provedbi Zakona Povjerenika za informiranje te praćenja provedbe Zakona.
Tijela javne vlasti koja prvi put imenuju službenika za informiranje ili imenuju novog službenika za informiranje dužna su dostaviti odluku o imenovanju te podatke o tijelu i službeniku sukladno obrascu u prilogu ove upute. Zakonski rok za dostavu odluke je 30 dana, ali radi osiguravanja provedbe Zakona preporučamo da se odluka dostavi i prije navedenog roka.
Tijela javne vlasti koja su već imenovala službenika za informiranje i odluku dostavila Povjereniku te su podaci navedeni u Popisu tijela javne vlasti, u slučaju promjene drugih podataka o tijelu ili službeniku (npr. adresa tijela javne vlasti, Internet stranica, broj telefona, e-mail adresa tijela ili službenika) dužna su o promjeni istih bez odlaganja obavijestiti Povjerenika. Stoga, u nije potrebno donositi novu odluku ukoliko nije došlo do primjene službenika za informiranje.
Iz razloga ekonomičnosti i efikasnosti, prije svega uštede troškova i vremena, odluka o imenovanju službenika i obavijest o promjeni podataka mogu se dostaviti putem elektroničke pošte, na adresu ppi@pristupinfo.hr, s naslovom – 'Popis TJV – odluka o službeniku za informiranje' ili 'Popis TJV - obavijest o promjeni podataka.
Osim dostave Povjereniku za informiranje podatke o službeniku za informiranje (ime i prezime, kontakt podaci kao što su e-mail, broj telefona i telefaksa) kao i ostale informacije o ostvarivanju prava na pristup informacijama i ponovne uporabe informacija (postupak, obrasci, kriteriji za naknadu troškova i sl.) potrebno je na lako pretraživ način objaviti na Internet stranici tijela javne vlasti, sukladno članku 10., stavak 1., točka 13. Zakona o pravu na pristup informacijama. Informacije o ostvarivanju prava na pristup informacijama treba stoga objaviti na vidljivom i lako dostupnom mjestu, a kako bi se građanima olakšalo ostvarivanje njihovog Ustavom zajamčenog i Zakonom uređenog prava.
U odnosu na službenu elektroničku poštu službenika za informiranje, u svrhu osiguravanja pravovremene i kvalitetne provedbe Zakona u slučaju promjena službenika kao i smanjivanja potrebe izmjene podataka u Popisu tijela javne vlasti i Internet stranici tijela javne vlasti, preporučujemo otvaranje elektroničke adrese koja ne sadržava ime i prezime službenika za informiranje već općeniti naziv koji upućuje na pristup informacijama, primjerice, ppi@, pristupinfo@ pristupinformacijama@ sluzbenikzainformiranje@, szinfo@ ili slično. Na taj način osigurava se da usprkos npr. zamjeni odsutnog službenika za informiranje ili promjeni službenika e-mail adresa ostane ista, čime se olakšava ostvarivanje prava na pristup informacijama, onemogućuju situacije da određeni zahtjevi upućeni e-mailom ne budu evidentirani te se olakšava rad novom ili zamjenskom službeniku za informiranje za vrijeme odsutnosti službenika za informiranje. Informatička služba može naći najbolji način kako da e-mail adresa bude adekvatno odabrana i postavljena i da se zahtjevi usmjeravaju na predviđene e-mail adrese službenika.
***
U svrhu provedbe zakonske odredbe članka 13., kao i pripreme Popisa tijela javne vlasti za dostavu godišnjih izvješća koja će se obavljati elektroničkim putem tijekom siječnja 2016., a o čemu će sva tijela javne vlasti biti pravodobno obaviještena putem Internet stranice Povjerenika za informiranje, pozivamo sva tijela javne vlasti da Povjereniku za informiranje elektroničkim putem, sukladno gornjim uputama i obrascu iz priloga, najkasnije do 15. prosinca 2015. dostave
- odluku o službeniku za informiranje, ukoliko do sada nije donesena ili je došlo do promjene službenika za informiranje, odnosno
- dostave obavijest o promjeni podataka iz posljednjeg Popisa tijela javne vlasti, ukoliko istu nisu dostavili u vremenu od objave posljednjeg Popisa.
Napominjemo da bez točnih i odgovarajućih podataka u Popisu tijela javne vlasti neće biti moguće izvršiti obvezu podnošenja godišnjeg izvješća. Ujedno, nepostupanjem po uputi tijelo javne vlasti se izlaže inspekcijskom nadzoru i izricanju kazne odgovornoj osobi u tijelu javne vlasti.
Za dodatna pojašnjena možete se obratiti telefonski - broj 01 /4609 041, odnosno putem elektroničke pošte - ppi@pristupinfo.hr.
S poštovanjem,
POVJERENICA ZA INFORMIRANJE
dr.sc. Anamarija Musa, dipl.iur.