KLASA: 008-08/16-01/72

URBROJ: 401-01/04-16-02

Zagreb, 24.05.2016.

Tijelo državne uprave - ministarstvo

Povjerenica za informiranje zaprimila je Vaš dopis u kojem tražite mišljenje glede načina dostave informacije korisnicima prava na informaciju. Navodite da brojni zahtjevi za pristup informacijama pristižu klasičnom poštom te se tim putem informacije i dostavljaju korisnicima. Nadalje navodite da Povjerenik za informiranje redovito traži od Vas u cilju zaključenja predmeta dostavu preslike potpisane dostavnice koja je znatno skuplja od obične preporučene pošiljke kod koje međutim nema dokaza da ju je korisnik prava na informaciju doista i zaprimio. Ističete kako se upit ne odnosi na rješenja koja se moraju dostavljati putem pošiljke s povratnicom već na obavijesti i dostavu traženih informacija. Nadalje ističete kako je naknada stvarnih materijalnih troškova predviđena Kriterijima teško provediva u praksi jer bi se korisnika najprije poštanskom pošiljkom pozvalo na naknadu iznosa poštarine što bi udvostručilo troškove za korisnika prava na informaciju budući bi mu se zaračunali troškovi poziva na uplatu i troškovi dostave informacije. Također ističete kako je posebno upitno naplatiti poštarinu za dostavu obavijesti kada se korisnika samo obavještava da njegov upit nije zahtjev u smislu Zakona o pravu na pristup informacijama te da će odgovor dobiti od nadležne ustrojstvene jedinice. Navodite kako je  broj takvih obavijesti velik jer se korisnici često pozivaju na navedeni Zakon u slučajevima u kojima se isti ne primjenjuje. Nadalje navodite da u slučaju da korisnik odluči odustati Ministarstvo mora rješenjem obustaviti postupak, te ono snosi dvostruki trošak. U oba slučaja povećani su troškovi za  korisnika ili za Ministarstvo, a znatno je povećano i administriranje koje dodatno usporava i proces dostave informacije na štetu korisnika. Sukladno navedenom molite za mišljenje o mogućnosti dostave obavijesti i informacija korisnicima običnom  preporučenom  poštom, bez postojanja potpisane dostavnice kao dokaza o uručenju.

S obzirom na navedeno, dajemo sljedeći odgovor:

Zaključkom Vlade Republike Hrvatske radi žurne potrebe smanjenja troškova otpreme neupravnih akata i drugih materijala u tijelima državne uprave, donesenim na sjednici 16. ožujka 2016. godine u bitnom je određeno da se tijela državne uprave obvezuju da u međusobnom službenom dopisivanju, kao i u službenom dopisivanju s drugim tijelima odnosno pravnim osobama s javnim ovlastima, neupravne akte i  druge materijale otpremaju putem elektroničke pošte u  svrhu smanjenja troškova otpreme, da se putem elektroničke pošte neće otpremati neupravni akti i drugi materijali za koje je ocijenjeno da njihovo otpremanje nije prikladno tim načinom otpreme s obzirom na njihov sadržaj ili važnost u odnosu na svrhu koja se želi postići, kao i da su tijela državne obvezna omogućiti elektroničku kontaktnu točku u pisarnici tijela putem koje će se primati i otpremati navedeni akti.

Člankom 17. Zakona o pravu na pristup informacijama propisano je da su tijela javne vlasti obvezna omogućiti pristup informacijama davanjem informacije korisniku koji je podnio zahtjev na jedan od sljedećih načina: neposrednim davanjem informacije, davanjem informacije pisanim putem, uvidom u dokumente i izradom preslika dokumenata koji sadrže traženu informaciju, dostavljanjem preslika dokumenta koji sadrži traženu informaciju, na drugi način koji je prikladan za ostvarivanje prava na pristup informaciji. Također je propisano da korisnik može u zahtjevu za pristup informaciji naznačiti prikladan način dobivanja informacije, a ako ne naznači, informacija će se dostaviti na način na koji je podnesen zahtjev, odnosno na najekonomičniji način.

Iz navedenih odredbi Zakona razvidno je da tijelo javne vlasti u pravilu treba korisniku dostaviti informaciju na način na koji je to korisnik zatražio.

Imajući u vidu potrebe smanjenja troškova, mišljenja smo kako obavijesti i informacije korisnicima, ukoliko Vam nisu poznate njihove e-mail adrese, možete dostavljati običnom preporučenom pošiljkom bez povratnice. Kako bi Povjerenica za informiranje imala dokaz u spisu da je korisniku obavijest ili informacija dostavljena potrebno je da putem elektronske pošte na adresu pisarnica@pristupinfo.hr dostavite preslik dostavne knjige/izlazne knjige pošte iz koje je razvidno da je pošiljka upućena korisniku, te nam ujedno potvrdite da Vam pošiljka u određenom roku nije vraćena (razuman rok za otpremu i povratak pošiljke). Ujedno napominjemo da umjesto navedenog dokaza Povjerenici za informiranje možete dostaviti i bilo koji drugi dokaz iz kojeg je razvidno da je korisnik zaprimio pošiljku koju ste mu poslali, pa tako primjerice korisnikov zahtjev za dopunom/ispravkom informacija je dokaz da je korisnik zaprimio informaciju koju ste mu poslali i sada od Vas traži dopunu/ispravak dostavljene informacije.

Ukoliko se obavijesti ili informacije dostavljaju korisniku putem elektroničke pošte Povjerenici za informiranje potrebno je dostaviti ispis elektroničke pošte ili drugi dokaz kako je to prethodno već pojašnjeno.